¡Administra tu tiempo!

“Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará, a través del laberinto de una vida ocupada. Pero ahí en donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos”.

Víctor Hugo

-Por las noches, saliendo de la oficina, voy al gimnasio dos horas, para ejercitarme y relajarme, y los fines de semana me la paso con Erick y las niñas, vamos al parque o salimos a comer a algún lado. Y tú, ¿qué haces en tu tiempo libre?

-¿Tiempo libre? No, yo no tengo tiempo libre- dijo el hombre dejando salir un suspiro

-¿No? ¿Y tus hijos? ¿Y tu esposa?- preguntó la mujer abriendo los ojos desmesuradamente

-Cuando llego a casa los niños ya están dormidos, y Clara rara veces está despierta

-¿Y los fines de semana?

-Suelo llevarme trabajo a casa y muy pocas veces puedo pasar tiempo con mi familia. ¡El trabajo me absorbe!

Aquí tenemos una (triste) conversación entre Roberto y Sandra, dos compañeros de oficina que tienen el mismo puesto pero su estilo de vida es diferente, pero ¿por qué?

-¿Cómo le haces para tener tanto tiempo libre?

-Organizo mi tiempo y siempre planeo mis cosas, siempre agendo todo para tener tiempo para mí y mi familia.

He ahí la diferencia, Sandra conoce la importancia de su tiempo y por ello lo optimiza, ahora, ¿cómo le hace? ¿Cómo lo planea?  ¿Cómo sabe qué hacer primero y qué es urgente? Aquí lo descubriremos.

Administración del tiempo

El tiempo es un recurso no renovable. Por algo dicen que “el tiempo es oro”, y es cierto, el tiempo es el recurso más importante que tenemos ya que, si no lo aprovechamos, lo vamos a perder y no lo volveremos a recuperar. Si te corren del trabajo, bien, es malo pero consigues otro; si no terminaste la universidad, bueno, puedes volver a empezar; pero si desperdicias el tiempo, este no regresará nunca.

En cualquier actividad, trabajo o proyecto, el éxito depende de una adecuada administración de tiempo y la realización de ella.

Para ello, utilizaremos el proceso administrativo, que consta de 4 etapas: planeación, organización, dirección y control.

PLANEACIÓN

La planeación es el primer paso para la gestión del tiempo, ya que en ella establecemos los objetivos, las prioridades, y la importancia de las actividades.

Los objetivos siempre deben ser cuantificables, medibles y establecerse por escrito, además de alinearse con tu propósito general.

Por ejemplo: Quiero adelgazar, y por ello, perderé 8 kilos (cuantificable) en 4 meses (medible).

Y claro, lo debes tener por escrito.

ORGANIZACIÓN

Ahora que ya tenemos el primer paso, pasemos al segundo: Organizar.

Para ello, haremos una lista de todas las actividades que tiene que realizar en el día, la semana, el mes, el año, sin omitir ninguna.

Una vez que la tenga lista, las pondrá de las más importantes, lo urgente y lo menos importante, así podrás saber qué hacer primero.

1.      Planea tu día una noche antes, o al levantarte, hazlo primero.

2.     En las mañanas haz lo más “difícil”, pues estamos más frescos y nos concentramos más.

3.    Si tienes muchas tareas por hacer, divídelas en diferentes días si es posible.

4.    No procrastines, ¡hazlo ahora!

5.    Si puedes delegar, ¡hazlo!

6.    Establece límites y horarios para dichas actividades

DIRECCIÓN

Si se optimizan los recursos y tiempo, se obtiene un alto desempeño. Por ello, es aquí donde ejecutas todo lo que has planeado y organizado. Una vez que ya tienes establecidas tus tareas importantes, y el orden en que las harás, ¡hazlas!

Busca cumplir con tu agenda cada día y aplícate a ella. Cada vez que vayas cumpliendo con una tarea, táchala o paloméala para que veas qué tanto vas progresando. El realizar esto igual ayuda a tu mente a relajarse, ya que ver tareas realizadas, se vacía del estrés y se relaja.

CONTROL

Es uno de los momentos más importantes de todo el proceso administrativos, pues es aquí donde evaluamos la realización de todo lo planeado y organizado.

Aquí analizaremos si se cumplieron los objetivos y las tareas planeadas; si sí, se continúa trabajando de la misma forma; si no, se busca otra estrategia hasta que funcione.

Los 14 principios de la administración del tiempo

1.      El tiempo es un recurso no renovable.

2.     Bien administrado, el tiempo es un amigo y un aliado; de lo contrario, se convierte en el peor enemigo. El tiempo es oro.

3.    El tiempo vuela. El mejor optimizador del tiempo es la gestión efectiva, y el peor ladrón de esta es la falta de planeación, organización, dirección y control.

4.    No confundir lo importante con lo urgente, ni perder de vista los objetivos.

5.    La gestión del tiempo es, en esencia, un esfuerzo en equipo.

6.    Cada hora invertida en planear ahorra varias en la ejecución.

7.     Diariamente deben utilizarse los últimos minutos del día para planear por escrito el día siguiente.

8.    “Hora quieta”. La administración del tiempo efectiva implica enfocarse y dedicarse a las actividades sin interrupciones.

9.    Debe asignarse a cada actividad sólo el tiempo necesario.

10.           Hay que enfocarse en un solo asunto y terminarlo.

11.  La productividad laboral esta en relación directa con la productividad personal.

12. Optimizar la tecnología, y no permitir que esta lo convierta en un esclavo.

13. No procrastinar.

14.           Aprovecha la tecnología.

10 consejos para mejorar la calidad de vida

1.      Elabora un plan de vida/misión, visión y objetivos. Esto te ayudará a mantener un sentido y una orientación.

2.     Define tu sentido de vida y tu propósito en la vida.

3.    Desarrolla y equilibra tus cuatro dimensiones (física, afectiva, intelectual y espiritual).

4.    La mayoría de los problemas ocurren cuando queremos atender demasiados asuntos a la vez.

5.    Destina tiempo a tus prioridades de vida; identifícalas con claridad.

6.    ¡Enfócate! Concéntrate en lo importante.

7.     Evita, en lo posible, vivir estresado.

8.    Mantén tu vida en balance continuamente.

9.    Sonríe y disfruta.

10.           ¡AMA LO QUE HACES! El amor hace maravillas; ámate a ti mismo, a tu familia, a la naturaleza, a la vida, a tu trabajo y a Dios, por todas las oportunidades que te da.

Libro recomendado:

“Administración del tiempo. 360 grados” de Lourdes Münch

Visita nuestro post "Finanzas personales" para que igual las tengas bien administradas.