“Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante
el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará, a
través del laberinto de una vida ocupada. Pero ahí en donde no se traza plan
alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del
azar, no tarda en reinar el caos”.
Víctor Hugo
-Por las noches, saliendo de
la oficina, voy al gimnasio dos horas, para ejercitarme y relajarme, y los
fines de semana me la paso con Erick y las niñas, vamos al parque o salimos a
comer a algún lado. Y tú, ¿qué haces en tu tiempo libre?
-¿Tiempo libre? No, yo no
tengo tiempo libre- dijo el hombre dejando salir un suspiro
-¿No? ¿Y tus hijos? ¿Y tu
esposa?- preguntó la mujer abriendo los ojos desmesuradamente
-Cuando llego a casa los
niños ya están dormidos, y Clara rara veces está despierta
-¿Y los fines de semana?
-Suelo llevarme trabajo a
casa y muy pocas veces puedo pasar tiempo con mi familia. ¡El trabajo me
absorbe!
Aquí tenemos una (triste) conversación
entre Roberto y Sandra, dos compañeros de oficina que tienen el mismo puesto
pero su estilo de vida es diferente, pero ¿por qué?
-¿Cómo le haces para tener
tanto tiempo libre?
-Organizo mi tiempo y
siempre planeo mis cosas, siempre agendo todo para tener tiempo para mí y mi
familia.
He ahí la diferencia, Sandra conoce la
importancia de su tiempo y por ello lo optimiza, ahora, ¿cómo le hace? ¿Cómo lo
planea? ¿Cómo sabe qué hacer primero y
qué es urgente? Aquí lo descubriremos.
Administración del tiempo
El tiempo es un recurso no renovable. Por algo
dicen que “el tiempo es oro”, y es cierto, el tiempo es el recurso más
importante que tenemos ya que, si no lo aprovechamos, lo vamos a perder y no lo
volveremos a recuperar. Si te corren del trabajo, bien, es malo pero consigues
otro; si no terminaste la universidad, bueno, puedes volver a empezar; pero si
desperdicias el tiempo, este no regresará nunca.
En cualquier actividad, trabajo o proyecto, el
éxito depende de una adecuada administración de tiempo y la realización de
ella.
Para ello, utilizaremos el proceso
administrativo, que consta de 4 etapas: planeación, organización, dirección y
control.
PLANEACIÓN
La planeación es el primer paso para la
gestión del tiempo, ya que en ella establecemos los objetivos, las prioridades,
y la importancia de las actividades.
Los objetivos siempre deben ser
cuantificables, medibles y establecerse por escrito, además de alinearse con tu
propósito general.
Por ejemplo:
Quiero adelgazar, y por ello, perderé 8
kilos (cuantificable) en 4 meses
(medible).
Y claro, lo
debes tener por escrito.
ORGANIZACIÓN
Ahora que ya tenemos el primer paso, pasemos
al segundo: Organizar.
Para ello, haremos una lista de todas las actividades que tiene que
realizar en el día, la semana, el mes, el año, sin omitir ninguna.
Una vez que la tenga lista, las pondrá de las
más importantes, lo urgente y lo menos importante, así podrás saber qué hacer
primero.
1.
Planea tu día una noche antes, o
al levantarte, hazlo primero.
2.
En las mañanas haz lo más
“difícil”, pues estamos más frescos y nos concentramos más.
3.
Si tienes muchas tareas por hacer,
divídelas en diferentes días si es posible.
4.
No procrastines, ¡hazlo ahora!
5.
Si puedes delegar, ¡hazlo!
6.
Establece límites y horarios para
dichas actividades
DIRECCIÓN
Si se optimizan los recursos y tiempo, se
obtiene un alto desempeño. Por ello, es aquí donde ejecutas todo lo que has
planeado y organizado. Una vez que ya tienes establecidas tus tareas
importantes, y el orden en que las harás, ¡hazlas!
Busca cumplir con tu agenda cada día y
aplícate a ella. Cada vez que vayas cumpliendo con una tarea, táchala o
paloméala para que veas qué tanto vas progresando. El realizar esto igual ayuda
a tu mente a relajarse, ya que ver tareas realizadas, se vacía del estrés y se
relaja.
CONTROL
Es uno de los momentos más importantes de todo
el proceso administrativos, pues es aquí donde evaluamos la realización de todo
lo planeado y organizado.
Aquí analizaremos si se cumplieron los
objetivos y las tareas planeadas; si sí, se continúa trabajando de la misma
forma; si no, se busca otra estrategia hasta que funcione.
Los 14 principios de la administración del tiempo
1.
El tiempo es un recurso no
renovable.
2.
Bien administrado, el tiempo es un
amigo y un aliado; de lo contrario, se convierte en el peor enemigo. El tiempo
es oro.
3.
El tiempo vuela. El mejor optimizador
del tiempo es la gestión efectiva, y el peor ladrón de esta es la falta de
planeación, organización, dirección y control.
4.
No confundir lo importante con lo
urgente, ni perder de vista los objetivos.
5.
La gestión del tiempo es, en
esencia, un esfuerzo en equipo.
6.
Cada hora invertida en planear
ahorra varias en la ejecución.
7.
Diariamente deben utilizarse los
últimos minutos del día para planear por escrito el día siguiente.
8.
“Hora quieta”. La administración
del tiempo efectiva implica enfocarse y dedicarse a las actividades sin
interrupciones.
9.
Debe asignarse a cada actividad
sólo el tiempo necesario.
10.
Hay que enfocarse en un solo
asunto y terminarlo.
11. La productividad laboral esta en relación directa con la productividad
personal.
12. Optimizar la tecnología, y no permitir que esta lo convierta en un
esclavo.
13. No procrastinar.
14.
Aprovecha la tecnología.
10 consejos para mejorar la calidad de vida
1.
Elabora un plan de vida/misión,
visión y objetivos. Esto te ayudará a mantener un sentido y una orientación.
2.
Define tu sentido de vida y tu
propósito en la vida.
3.
Desarrolla y equilibra tus cuatro
dimensiones (física, afectiva, intelectual y espiritual).
4.
La mayoría de los problemas
ocurren cuando queremos atender demasiados asuntos a la vez.
5.
Destina tiempo a tus prioridades
de vida; identifícalas con claridad.
6.
¡Enfócate! Concéntrate en lo
importante.
7.
Evita, en lo posible, vivir
estresado.
8.
Mantén tu vida en balance
continuamente.
9.
Sonríe y disfruta.
10.
¡AMA LO QUE HACES! El amor hace
maravillas; ámate a ti mismo, a tu familia, a la naturaleza, a la vida, a tu
trabajo y a Dios, por todas las oportunidades que te da.
Libro recomendado:
“Administración del tiempo. 360 grados” de Lourdes
Münch
